中國(guó)水利水電第十工程局有限公司對(duì)工程項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用

　　一、案例背景

　　中國(guó)水利水電第十工程局有限公司安徽交控東流新材料有限公司(以下簡(jiǎn)稱安徽交控東流)成立于2022年11月24日，注冊(cè)地位于安徽省池州市東至縣東流鎮(zhèn)印象東流大酒店，法定代表人為唐軍。經(jīng)營(yíng)范圍包括一般項(xiàng)目：新型建筑材料制造(不含危險(xiǎn)化學(xué)品);以自有資金從事投資活動(dòng);非金屬礦及制品銷售;建筑材料銷售;土地整治服務(wù)(除許可業(yè)務(wù)外，可自主依法經(jīng)營(yíng)法律法規(guī)非禁止或限制的項(xiàng)目)許可項(xiàng)目：非煤礦山礦產(chǎn)資源開采;河道采砂;礦產(chǎn)資源勘查;道路貨物運(yùn)輸(不含危險(xiǎn)貨物);公共鐵路運(yùn)輸

　　二、業(yè)務(wù)背景

　　自公司成立起，隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)越來越多，原先采用人工記賬的方式去梳理項(xiàng)目成本、采購(gòu)、進(jìn)度等方面的事宜表現(xiàn)的越來越困難，所獲得數(shù)據(jù)精確性欠缺，且。在人員管理上，生產(chǎn)、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、成本、倉(cāng)庫(kù)等各部門人員協(xié)調(diào)繁復(fù)，經(jīng)常容易出現(xiàn)各種的錯(cuò)誤，并以此影響效率。在流程管理上，存在業(yè)務(wù)流程多、審批流程長(zhǎng)、線下審批不及時(shí)、人工操作易出錯(cuò)等問題。在數(shù)據(jù)匯總和呈現(xiàn)上，業(yè)務(wù)、銷售、生產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)等多種表格雜亂，數(shù)據(jù)不互通，老板無法看到企業(yè)實(shí)時(shí)的生產(chǎn)運(yùn)行情況，歷史數(shù)據(jù)查詢也比較困難。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)上，傳統(tǒng)Excel或者自建系統(tǒng)數(shù)據(jù)無備份，存在硬件損壞、黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)。

　　針對(duì)上述問題，公司針對(duì)這些問題內(nèi)部采取了許多嘗試，但始終沒有達(dá)到理想中的效果。最終，公司決定引入工程項(xiàng)目管理軟件來解決上述管理問題。

　　三、解決方案

　　公司對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理，希望搭建出一個(gè)能一站式解決智慧材料、入庫(kù)、付款、報(bào)銷等管理問題的業(yè)務(wù)流，包含：

　　1、材料管理：項(xiàng)目立項(xiàng)后先錄入計(jì)劃清單，現(xiàn)場(chǎng)需要材料時(shí)，由項(xiàng)目部提交采購(gòu)申請(qǐng)，再由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)下單。

　　2、庫(kù)存管理：施工項(xiàng)目采取零庫(kù)存模式，入庫(kù)即出庫(kù)，所以我們只做了入庫(kù)。在上述材料管理當(dāng)中，我們已經(jīng)完成了采購(gòu)申請(qǐng)和下單，入庫(kù)時(shí)關(guān)聯(lián)采購(gòu)單即可自動(dòng)關(guān)聯(lián)采購(gòu)清單，如果現(xiàn)場(chǎng)到貨材料數(shù)量或者品類有調(diào)整，系統(tǒng)設(shè)置了相關(guān)權(quán)限可以進(jìn)行修改。我們知道，施工企業(yè)主要是人材機(jī)的管控，勞務(wù)和機(jī)械我們也在這個(gè)模塊中實(shí)現(xiàn)，由于目前我司并未要求對(duì)勞務(wù)和機(jī)械進(jìn)行計(jì)劃，所以前期并不用像材料一樣進(jìn)行計(jì)劃錄入。

　　3、付款和報(bào)銷管理：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際入庫(kù)情況進(jìn)行人材機(jī)的報(bào)銷。

　　4、項(xiàng)目看板：通過聚合表格進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、匯總，用戶就可以看到實(shí)時(shí)項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)情況，包括項(xiàng)目的實(shí)時(shí)成本、應(yīng)付款、應(yīng)收款、利潤(rùn)等數(shù)據(jù)。

　　場(chǎng)景一：項(xiàng)目材料管理

　　痛點(diǎn)：

　　公司在使用金石工程項(xiàng)目管理軟件之前，對(duì)項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)材料管理沒用很好的抓手，無法實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)材料損耗情況，引發(fā)巨大浪費(fèi)。

　　解決過程：

　　設(shè)計(jì)了材料管理模塊，在項(xiàng)目立項(xiàng)之初，我們就將初始清單導(dǎo)入系統(tǒng)，并為每一項(xiàng)材料設(shè)置了一個(gè)合理的、可以接受的損耗值，當(dāng)在這個(gè)損耗范圍之內(nèi)，項(xiàng)目上可以進(jìn)行采購(gòu)，一旦超過，通過表單校驗(yàn)，就限制采購(gòu)申請(qǐng)的提交，如果需要增補(bǔ)，那必須提交變更申請(qǐng)，并附上合理的理由。這就是從工具上去輔助項(xiàng)目成本管理計(jì)劃的實(shí)施，并反過來去影響、優(yōu)化項(xiàng)目管理進(jìn)程的一個(gè)很好的例子。

　　價(jià)值：

　　在使用了項(xiàng)目材料管理模塊后，公司項(xiàng)目材料損耗率均控制在5%以內(nèi)，僅2024年上半年，材料損耗節(jié)約成本就在100萬左右。

　　場(chǎng)景二：項(xiàng)目入庫(kù)管理

　　痛點(diǎn)：

　　在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的人材機(jī)入庫(kù)管理上，由于項(xiàng)目材料種類繁多，人工統(tǒng)計(jì)困難重重，采購(gòu)入庫(kù)量與計(jì)劃量需要人工比對(duì)，一旦采購(gòu)材料與計(jì)劃清單材料不符，會(huì)造成浪費(fèi)與工期延誤。

　　解決過程：

　　通過數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，將入庫(kù)材料與計(jì)劃清單相關(guān)聯(lián)，也就是說，只有計(jì)劃或者變更中提過的材料才可以入庫(kù)，在入庫(kù)的時(shí)候，每種材料也能自動(dòng)顯示總需求量以及累計(jì)入庫(kù)量，這很好的解決了上述的三大痛點(diǎn)。

　　價(jià)值：

　　上線了該模塊后，企業(yè)的入庫(kù)效率大幅提升，原先入庫(kù)單據(jù)由項(xiàng)目成員郵寄到公司，再由采購(gòu)部統(tǒng)一入庫(kù)，往往時(shí)間上要超過一個(gè)月。有了這個(gè)模塊，系統(tǒng)平均入庫(kù)時(shí)間縮短為5個(gè)工作日左右，大大提高了數(shù)據(jù)的實(shí)效性。

　　場(chǎng)景三：項(xiàng)目付款與報(bào)銷管理

　　痛點(diǎn)：

　　在項(xiàng)目的付款和報(bào)銷管理上，原先只能做一些簡(jiǎn)單的核對(duì)，僅僅核對(duì)項(xiàng)目歸屬、付款金額等信息是否符合實(shí)際情況，無法關(guān)聯(lián)到入庫(kù)單，供應(yīng)商的應(yīng)付款應(yīng)收款等數(shù)據(jù)都要去財(cái)務(wù)和成本部門核對(duì)紙質(zhì)單據(jù)，時(shí)間成本和管理成本比較高。

　　解決過程：

　　所有項(xiàng)目直接費(fèi)用，公司均要求入庫(kù)后才能付款。利用關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)字段，我們每一筆付款都關(guān)聯(lián)入庫(kù)單，通過聚合表和數(shù)據(jù)工廠，我們可以看到每一筆入庫(kù)實(shí)時(shí)的成本、應(yīng)付款等數(shù)據(jù)，配合儀表盤的使用，我們可以按照供應(yīng)商、項(xiàng)目、日期等多個(gè)維度進(jìn)行項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。在付款的時(shí)候，公司也關(guān)聯(lián)了入庫(kù)信息，真正做到了全流程的管控，通過關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)選擇相應(yīng)的供貨單，配合聚合表使用，在付款申請(qǐng)上面就能看到入庫(kù)單金額、本單累計(jì)付款金額和剩余應(yīng)付款金額等數(shù)據(jù)。

　　價(jià)值：

　　上線了該模塊后，公司付款效率大幅提升，原先付款時(shí)財(cái)務(wù)、采購(gòu)需要將每一個(gè)紙質(zhì)進(jìn)行核對(duì)，往往一張單子審核需要一周以上。有了這個(gè)模塊，付款平均審核時(shí)間縮短為2個(gè)工作日左右，大大提高了數(shù)據(jù)的實(shí)效性，同時(shí)每月至少節(jié)約3人/天的工作量。

　　場(chǎng)景四：項(xiàng)目看板

　　痛點(diǎn)：

　　公司認(rèn)為原先的管理對(duì)項(xiàng)目實(shí)時(shí)情況了解不夠，運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)不實(shí)時(shí)、人工統(tǒng)計(jì)成本高且存在出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)、數(shù)據(jù)安全也沒有保證。

　　解決過程：

　　利用金石工程項(xiàng)目管理軟件的儀表盤、聚合表、數(shù)據(jù)工廠等工具，可以將公司運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)展現(xiàn)出來。

　　價(jià)值：

　　上線了該模塊后，數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性大幅提高，從每月報(bào)表轉(zhuǎn)換為實(shí)時(shí)經(jīng)營(yíng)情況分析，節(jié)省人工成本不計(jì)其數(shù)。

　　場(chǎng)景五：項(xiàng)目月度付款計(jì)劃

　　痛點(diǎn)：

　　公司原先每月對(duì)于付款進(jìn)度、金額等每月數(shù)據(jù)支撐，由此帶來了如下痛點(diǎn)問題

　　1、部門溝通多且雜，效率不高;

　　2、付款計(jì)劃無法關(guān)聯(lián)實(shí)時(shí)產(chǎn)值不準(zhǔn)確;

　　3、對(duì)于各項(xiàng)目財(cái)務(wù)狀況分析，耗費(fèi)大量人力。

　　解決過程：

　　通過跨表單的mapx函數(shù)，在提交付款計(jì)劃的時(shí)候，可以直接計(jì)算出項(xiàng)目的實(shí)時(shí)產(chǎn)值、已付款情況和應(yīng)付款情況，大大提高了效率和準(zhǔn)確性;通過部門會(huì)簽，也省去了跨部門多次確認(rèn)的繁瑣。

　　價(jià)值：

　　上線了該模塊后，付款計(jì)劃效率大幅提升，原先付款計(jì)劃需要各部門經(jīng)理共同開會(huì)確認(rèn)，目前大大提高了效率和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、實(shí)效性，同時(shí)每月至少節(jié)約財(cái)務(wù)1人/天的工作量以及各部門經(jīng)理1天的工作量。

　　四、項(xiàng)目心得

　　在項(xiàng)目管理系統(tǒng)的搭建過程中，不是一蹴而就的，公司以現(xiàn)場(chǎng)管理為切入點(diǎn)，逐步推進(jìn)整個(gè)系統(tǒng)的搭建，目前已經(jīng)形成了以項(xiàng)目人材機(jī)管理為核心;項(xiàng)目成本、采購(gòu)和財(cái)務(wù)為輔助的項(xiàng)目管理系統(tǒng)。并逐步搭建外圍的人事、績(jī)效、招投標(biāo)、施工日志等應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)1+x的應(yīng)用矩陣，為我司業(yè)務(wù)保駕護(hù)航。在這個(gè)過程中，產(chǎn)生了很多思考：

　　信息化建設(shè)需要做好規(guī)劃

　　一步一個(gè)腳印，只有每個(gè)階段要實(shí)現(xiàn)的功能都列好計(jì)劃逐一實(shí)施，環(huán)環(huán)相扣，后面的工作才不至于出現(xiàn)返工、修補(bǔ)等事宜。我司在項(xiàng)目管理系統(tǒng)立項(xiàng)之初，便確立了抓大放小，逐步完善的八字方針，主要針對(duì)公司關(guān)心的主材進(jìn)行管控，逐步將其他功能添加進(jìn)來，避免了一上來功能過于臃腫造成員工不適應(yīng)的情況。

　　信息化建設(shè)是一把手工程

　　只有老板大力支持并不斷的推進(jìn)，整個(gè)項(xiàng)目才能順利實(shí)施。筆者經(jīng)歷過許多ERP、OA等系統(tǒng)的建設(shè)工作，成功的實(shí)施無一沒有老板的大力支持。因?yàn)橄到y(tǒng)短期內(nèi)是會(huì)增加員工的學(xué)習(xí)成本，只有把企業(yè)利益放在第一位，才能看到信息化系統(tǒng)給企業(yè)帶來的長(zhǎng)效利益。

　　信息化建設(shè)需要業(yè)務(wù)部門深入?yún)⑴c

　　只有IT部門參與的信息化建設(shè)，永遠(yuǎn)是跟實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)的，只有業(yè)務(wù)部門不斷地反饋，IT部門才能不停的迭代優(yōu)化，滿足業(yè)務(wù)部門的實(shí)際需求